Em nossa vida de colegial, desde o primário ouvimos falar dos estados físicos da matéria. Por exemplo, na tabela periódica dos elementos, temos gases e metais em estados sólido, líquido e gasoso. Também em relação à água, sempre soubemos que ela se apresenta nestes três estados: água em estado sólido constitui-se e gelo, isto é, água congelada; água em estado líquido é o seu estado natural e, no estado gasoso, constitui-se no vapor d´água que encontra-se em todo lugar. Essa mudança de estado – ou status – é sobre o que eu gostaria de discorrer aqui, embora o objeto de discussão proposto seja outro: a informação.
O conceito de informação, embora a princípio não pareça, é extremamente controverso e mesmo no universo científico ela é alvo de polêmicas. Enquanto algumas correntes teóricas consideram a informação algo físico e mensurável, outras a definem como um processo de apropriação de discursos pela mente, algo que encontra-se na cognição de um indivíduo e somente na mente e na percepção ela se encontra. Outras ainda sustentam que, apesar da mente para compreendê-la, ela só pode ser processada devido ao arcabouço e contexto sócio-cultural em que nos encontramos, como a linguagem e a própria cultura, que a tornam (a informação) compreensível pela mente.
Entendimentos filosóficos e científicos à parte, no mundo corporativo a informação constitui-se num recurso ou ativo estratégico com diferencial competitivo. Desde o mercantilismo, com a Companhia das Índias – fossem Orientais ou Ocidentais, fossem inglesas ou holandesas – a posse da informação correta e precisa era algo imperativo para o exercício e sucesso de suas atividades. Assim seguiram também as grandes corporações ao longo do tempo. Porém, no mudo corporativo há algo importante: a informação precisa ter uma materialidade.
A preocupação com a criação de conhecimento, tão em voga após Nonaka e Takeushi, precisa considerar a materialidade da informação. Não à toa, o termo é praticamente um binômio: conhecimento tácito-conhecimento explícito. E todo conhecimento (na forma tácita), brilhante que seja, são obsessivamente perseguidos para se tornarem explícitos por uma organização, para que possam assim alavancar novo conhecimento tácito, e assim serem novamente explicitados, numa espiral que se tornou clássica pelos já citados especialistas japoneses. Desta forma, podemos ter por certo que, no mundo corporativo, ou no sistema capitalista atual, a informação materializada é a informação que interessa.
Por exemplo, o que são as patentes senão registro de ideias, informações sobre ideias? Ideias soltas não possuem propriedade, não possuem dono. Com as ideias registradas, materializadas, aí a coisa muda de figura. O que são processos judiciais, sentenças proferidas, senão registros de embates entre partes? O que são certidões, certificados, relatórios, documentos senão artefatos de mediação de práticas sociais? práticas sociais que se fazem com informação materializada, informações que regulam as interações sociais.
Disso advém outro ponto interessante: informação registrada ou materializada tem um caráter não somente informativo, mas também comprobatório. E essa informação registrada, materializada, possui um nome: documento. Ofícios enviados, leis e decretos assinados, sentenças proferidas, documentos e certidões expedidos, mais do que informarem sobre o que informam, comprovam que algo ou alguma atividade foi realizada. Da mesma forma, muitas vezes saem do mundo digital, onde atualmente são criados para o mundo físico, como documentos impressos. Por terem essa propriedade tanto informativa como comprobatória é que os documentos físicos, ou em papel, assumem a primeira característica da informação: são a informação em estado sólido.
Por terem essa propriedade tanto informativa como comprobatória é que os documentos físicos, ou em papel, assumem a primeira característica da informação: são a informação em estado sólido.
Assim, os grandes arquivos de organizações, bem como as mesas dos funcionários, suas pastas, documentos de funcionários, manuais, relatórios, livros e outros artefatos materiais de informação, são patrimônios tão importante quanto necessários, uma vez que são não somente recursos para tomadas de decisões – ainda que sejam também decisões operacionais – mas também recursos comprobatórios de atividades realizadas.
Comprovações estas passíveis de auditoria, de citação judicial ou fiscal junto a entidades às quais se devem obrigações. Em atividades de Gestão da Informação ou Gestão Documental, dizer que um projeto que trata de documentação física ou impressa é dizer que se trata de projeto de informação em estado sólido: “O projeto é um gelo” – ou mesmo iceberg, dependendo do tamanho.
Em atividades de Gestão da Informação ou Gestão Documental, dizer que um projeto que trata de documentação física ou impressa é dizer que se trata de projeto de informação em estado sólido: “O projeto é um gelo” – ou mesmo iceberg, dependendo do tamanho.
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Mas para complicar mais um pouco, informo aos leitores que esta materialidade não denota necessariamente o aspecto físico ou tátil da informação. Se entendermos o conceito de documento como a materialidade da informação, da mesma forma dados binários ou digitais também são documentos, pois também possuem alguma materialidade. Sim, zeros e uns sequenciais em placas e circuitos possuem ainda algum aspecto material, sendo também - assim como os papeis - registro de algo. Ocupam estado físico no espaço, necessitam de placas e discos magnéticos de armazenamento. Dados constituem-se em proposições de fatos ocorridos aleatoriamente ou criados intencionalmente, podendo ser registrados de maneira analógica (escritos em papel) ou digital (criados já em ambiente digital ou capturados e armazenados em computadores).
Num ambiente digital, um email enviado constitui-se não somente numa informação, mas prova de que alguém pediu, consultou, ordenou algo para outro alguém. O aspecto comprobatório está presente e isso é ainda uma característica de documentos. Desta forma, mesmo dados digitais são documentos, pois, lembremos, são registros passíveis de auditoria, requisição legal e requisição fiscal. Percebam que dados digitais ou binários armazenados na rede, no computador, no servidor ou na nuvem, estejam em extensões .dat, .doc, .pdf, .xls, .cad etc, são registros de atividades realizadas, que têm a pretensão são somente de comprovar, mas também de informar.
Praticamente todas as profissões de nível superior manipulam massa de documentos e dados para comprovação e informação de suas atividades. Por conta disso, a infraestrutura para sustentar as práticas contemporâneas de atuação profissional não pode mais prescindir de recursos tecnológicos digitais. Trocas de dados são realizadas em segundos e atividades precisam ser executadas praticamente em tempo real. Escritórios nos EUA aguardam dados transmitidos da China para serem trabalhados e enviados à Europa. O processo exige que sejam feitos em poucas horas, mas as transmissões devem levar segundos. Se um setor atrasa o envio de dados, um outro é paralisado. Atividades são muitas vezes sequenciais, como uma linha de produção: tempo é dinheiro!
Esse dinamismo, essa velocidade, esse compartilhamento e replicação de dados constituem-se na fluidez da informação: é a informação em estado líquido. Sob esta perspectiva, os cabos ou as vias de transmissão, internos ou externos à organização, constituem-se em encanamentos – ou o circuito hidráulico, logo líquido – da informação. Uma caixa d´água distribui água para todas as torneiras de uma casa ou prédio. De modo análogo, a rede, a nuvem, um repositório ou banco de dados, tal qual a caixa d´água, fornece, por cabo ou pelo ar (encanamentos) dados para os terminais e dispositivos diversos. Computadores e dispositivos são como pontos de acesso à informação, assim como torneiras e chuveiros são pontos de acesso à água. No nosso exemplo, para atividades de Gestão Documental e Gestão da Informação que requerem implementação de softwares de controle ou infraestrutura de informação, podemos dizer que é “um projeto água” – ou oceano, dependendo do tamanho.
Esse dinamismo, essa velocidade, esse compartilhamento e replicação de dados constituem-se na fluidez da informação: é a informação em estado líquido
Em todas as organizações o manejo da informação não se dá aleatoriamente. Ninguém pode fazer o que quer, como quer, quando quer, onde quer. Informação registrada, lembremos de novo, tem a missão de informar e também de comprovar. Deve obedecer a regras, a boas práticas, a políticas, a regimes, a procedimentos, a regulações. A isso chamamos de governança ou compliance.
Ademais, devem obedecer a fluxos e processos, tempos e movimentos. Regras e procedimentos irão controlar os processos informacionais dentro de uma organização e, tal como o ar que está em toda parte, eles permeiam todo o ecossistema de informação das organizações. Neste sentido, dizemos que é a informação em estado gasoso. Projetos em Gestão da Informação e Gestão Documental que se ocupam de processos de informação, procedimentos e regras podem ser caracterizados como “um projeto gasoso” ou até mesmo uma atmosfera, a depender do tamanho da organização.
Regras e procedimentos irão controlar os processos informacionais dentro de uma organização e, tal como o ar que está em toda parte, eles permeiam todo o ecossistema de informação das organizações. Neste sentido, dizemos que é a informação em estado gasoso
Instituímos estes jargões para caracterizar a natureza dos projetos executados pela Organizzare – Inteligência em Informação, empresa de Consultoria em Gestão Documental baseada no Rio de Janeiro. Um projeto pode ser gelo e água, ou gelo e gás, ou mesmo os três juntos, tudo irá depender do escopo e do cenário corporativo apresentado: que tipos de documentos e dados serão tratados, em que área, áreas ou mesmo na organização inteira; que tipos de ferramentas e softwares precisarão ser implementados, que configurações deles serão necessárias; se procedimentos e regras deverão ser implantados ou mesmo modificados e, por fim, se mapas, rotas e fluxo da informação deverão ser elaborados.
De qualquer forma, projetos de Gestão da Informação e Gestão Documental no Brasil, infelizmente, são vistos como custos e não como investimento. Também muitas vezes são encarados como desnecessários. Especialmente em nosso país, projetos desta natureza invariavelmente só são implementados pela dor, isto é, quando anomalias no ecossistema de informação da organização ocasionam problemas de auditoria, problemas judiciais ou problemas fiscais. Aí corre-se para tentar apagar o incêndio, implementando-se qualquer coisa, com qualquer ferramenta, a qualquer custo, em tempo recorde, de modo a tentar mitigar ou suprimir o problema. Não há um planejamento. Isso lembra em muito a gestão amadora dos nossos clubes de futebol.
Raras são as empresas que possuem maturidade organizacional e informacional para estabelecerem programas de Gestão da Informação para afinar e potencializar seu ecossistema informacional. Muitos ainda não veem os benefícios – tangíveis e intangíveis – do bom gerenciamento da informação. Logo a informação, o ativo mais badalado e valorizado nesta era de Big Data e da Sociedade da Informação, frequentemente é ainda menosprezada ou subvalorizada.
Somando-se a isso, muitas organizações caem no canto do cisne de softwares milagrosos que prometem mundos de possibilidades, mas ao fim e ao cabo deixam a desejar. Softwares são feitos para serem comercializados em massa, então por que imaginar que muitos deles seriam ajustados às necessidades organizacionais? Pelo contrário, quase sempre são as organizações que se ajustam aos softwares, o que representa uma anomalia. Outro dia um parceiro comercial nosso, produtor de softwares de GED e Workflow, disse que os softwares de GED e Gestão de Informações em geral estão nivelados, já são commodities, e não há nada que faça um tão mais superior a outro no mercado; que a busca agora é a inteligência embarcada neles. A inteligência em informação! Esta inteligência consiste em muitos aspectos:
É fazer as perguntas certas para as pessoas certas de modo a diagnosticar as anomalias do ecossistema de informação;
É saber realizar a padronização dos termos utilizados na organização – ou a taxonomia, que irá unificar e aumentar significativamente a comunicação entre atores e ferramentas no ecossistema de informações da organização;
É entender, mapear e estabelecer o ciclo de vida dos dados e documentos que suportam os processos de negócios, redesenhando novas rotas, alternativas e possibilidades que possam potencializar os benefícios dos ativos de informação;
É saber categorizar os processos de negócios e os respectivos fluxos de informação que os suportam e os acompanham;
É conhecer o mapa, a rota ou o fluxo informacional da organização;
É a criação de procedimentos, normas e regulamentos com base em conhecimentos regulatórios, legais e fiscais dos dados e documentos das atividades de negócios;
É a definição dos modos de processamentos dos ativos de informação, incluindo a aplicação de semântica aos metadados.
Por muito tempo os metadados eram os "operários de baixo nível" no contexto informacional: possuíam tarefas pouco nobres, como representar descrições básicas de modo automático e, muitas vezes, inútil. Tão importantes quanto os próprios dados e documentos, os metadados hoje são recursos vistos como estratégicos no processo de representação e recuperação da informação. Se bem construídos e pensados, podem representar aspectos altamente relevantes do contexto organizacional e recuperar de forma precisa as informações desejadas. Saber operar no nível semântico de metadados é o auge da inteligência informacional.
É sabido que gerentes e executivos de alto escalão perdem grande parcela de seu tempo de trabalho diário na busca de informações. E que organizações levam enormes prejuízos com processos de auditoria, litígios judiciais e problemas fiscais. Assim, organizar, representar e recuperar a informação certa, na hora certa, para o interessado certo é o objetivo final das boas práticas de Gestão da Informação e Gestão de Documentos. Quando a mentalidade e a maturidade de muitas empresas mudar, percebendo e atentando para a importância destas questões, logo se estará dando um salto para um outro patamar profissional, gerencial e competitivo. Assim desejamos.
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